Für Rechtsanwälte: Durchsuchbare PDF für's beA

Die technischen Segnungen des beA bringen neben der Zeiteinsparung (kein Ausdrucken, Heften, Stempeln, Unterschreiben mehr) auch ein paar technische "Bonbons" mit sich. So muss man z.B. "durchsuchbare" Dokumente im PDF übersenden. Auch wenn der ganze Computerkram nicht Ihre Welt ist, können Sie ganz simpel testen, ob Ihr PDF durchsuchbar ist.

Öffnen Sie Ihr PDF mit Doppelklick versuchen Sie, den Text mit gedrückter linker Maustaste zu markieren. Wenn Sie sehen, dass einzelne Wörter beim Drüberfahren mit der Maus markiert werden, (wie es auf dieser Webseite möglich ist) ist Ihr PDF durchsuchbar. Wenn Sie die Wörter mit gedrückter linker Maustaste 'nicht zu fassen kriegen', ist das PDF nicht durchsuchbar.

Durchsuchbar ist eine Datei im PDF, wenn der Computer die Wörter auch inhaltlich als "Text" und nicht nur als "Bild" verstanden und abgespeichert hat. Ein Computer ist quasi "blind". Der sieht nicht, ob eine Datei Bilder oder Text enthält. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf bereits markierte Wörter und klicken Sie auf "Kopieren" und dann im Textverarbeitungsprogramm, z.B. in Word auf "Einfügen". Sie sollten dann hoffenlicht feststellen, dass der PC den Text aus dem PDF überträgt. Wenn Sie dabei sehen, dass der übertragene Text viele Fehler aufweist, z.B. bei einer eingescannten Kopie, dann war möglicherweise das Original, dass Sie oder der Mandant eingescannt hat, von nicht ausreichender Qualität.

Wichtig für das schnelle Einscannen von Mandantenunterlagen in guter Qualität bei automatischer Texterkennung (OCR) ist für Ihre Kanzlei die richtige "Hardware". Erwägen Sie unbedingt die Anschaffung eines Dokumentenscanners, die 50 Seiten und mehr pro Minute scannen. Wir arbeiten hier mit einem "Canon imageFORMULA DR-C240" und sind höchst zufrieden.

Die Geräte DR-M260 (derzeit ca. 660 €) oder ScanFront 400 (derzeit ca. 1.250 €) sind noch schneller. Ich empfehle jedenfalls, nicht am falschen Ende zu sparen, um Zeit beim Scannen zu sparen und zu vermeiden, dass Ihnen das Gericht oder Gegner eine Schriftsatzanlage wegen nicht durchsuchbarem Format oder nicht ausreichender Qualität zurückweist.

Übrigens: Um in Microsoft Word (r) durchsuchbare PDFs zu erstellen, können Sie übrigens die Funktion "Datei" -> Exportieren -> PDF/XPS-Dokument erstellen. Word speichert das Dokument dann durchsuchbar ab.

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